https://knowledge.hubspot.com/ja/records/merge-records
今回は、Hubspotのワークフローを使って、指定したコンタクトや会社レコードなどのオブジェクトをマージするワークフローです。
例えば、会社の法人番号が同一の会社が入ってきた場合に、ワークフローで自動的にマージすることができるワークフローになっています。さらに、HubSpotアカウントを利用して、コミュニケーションやCRM、マーケティング、データ処理のジョブを効率的に進めることができます。
Hubspotでは顧客情報やコンタクト、会社が重複した場合、いくつかマージをする方法があります。統合先企業（プライマリー企業）と統合企業（セカンダリー企業）についても紹介します。
コンタクトでは自動的にマージをする機能もあり以下の方法で基本的に自動マージをします。
・メールアドレスの一致によるマージ
・フォーム送信時のブラウザのcookieによるマージ
cookieについてはわかりにくいとは思うのですが、フォーム送信者が同じブラウザで違うe メールアドレスで再度フォーム送信をした場合にマージがされる仕様になっています。
会社については、webサイトやメールドメインを自動的に抽出を行うことでマージを行うことができます。
*この機能は、個人や個人事業主を顧客とする場合は、gmail、ECプラットドームのBASEなどでマージされてしまう可能性があるため機能をオフにすることをお勧めします。
担当者は、リードの自動アサインや通知機能を通じて、適切なタイミングで対応できるようになります。
こういったwebからの流入についてはある程度マージする機能が多いHubspotですが、展示会などで登録されたデータなどは、かなり重複されることが多いです。
そういった場合、Ops Hubだと一括マージができるのですが普通のやり方ですと、コンタクトの編集やマージリストからのマージなど一つ一つ手動でマージ作業を行う必要があります。例えば、マージリストから特定のコンタクトを選び、プラスアイコンをクリックし、次に進む必要があります。
データのクレンジングは非常に大切ですが、
重複を見つけてマージする作業はかなり工数がかかり
また、
Hubspotのマージは比較的優しいUIのため間違いにくいところはありますが、マージによって、プライマリー企業ではないセカンダリー企業の企業情報が消えてしまうので慎重に行う必要のある作業になっています。
今回は、カスタムワークフローを利用することでマージを自動的に行うことができることができるようになりました。
カスタムワークフローのアプリより「マージアクション」を選択いただきます。
アクションを選択すると2つの入力フィールドが出てきます。
・マージ元id
・マージ先id : こちらがメインとなり残ります
日本語が難しかったのですが
マージ先がレコードとして残るため注意してください。
また、ワークフローの起点となるオブジェクトにも注意が必要で、
基本的にはコンタクトはコンタクトを、会社は会社をマージするため、マージしたいオブジェクトが決まっている場合は、作成時にその対象となるオブジェクトを選択してください。
例えば、マージアクションは検索アクションとの相性が良いかと思っています。
検索アクションについてはこちら参照
例えば、法人番号が一致しているレコードを検索して、そのオブジェクトIDを検索して抽出することができます。
このIDを使ってマージすることが可能となり、
後から入ってきたデータを自動的にマージすることが可能になります。
ただし、マージについては一回すると元に戻せないため
完全自動にするよりは、フラグを立てて一回チェックすることをお勧めします。
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