HubSpotカスタムワークフロー活用：別コンタクトを「検索」し自動で「関連付け」する設定方法

アクションの目的

このアクションの主な目的は、ワークフローを実行中のコンタクト（Aさん）の情報に基づき、HubSpotデータベース内に存在する条件に一致する別のコンタクト（Bさん）を検索し、その「Record ID（コンタクトID）」を取得することです。

そして、その取得したRecord IDを利用して、最終的にAさんとBさんを自動で「関連付け」することを目的としています。

主なユースケース

このアクションは、コンタクト同士の関係性を自動で構築したい場合に非常に強力です。

• 紹介プログラムの自動化コンタクト（Aさん）がフォームで「紹介者コード」を入力した際、そのコードをプロパティに持つ既存のコンタクト（Bさん）を検索。見つかったら、AさんとBさんを自動で関連付ける。
• 家族や同居人の紐付けイベント申込者（Aさん）が登録された際、Aさんと同じ「姓」かつ同じ「郵便番号」を持つ別のコンタクト（Bさん）を検索し、関連付ける。
• B2Bでの関連担当者の紐付けコンタクト（Aさん）が作成された際、Aさんと同じ「会社ドメイン」を持つ既存コンタクト（Bさん）を検索し、関連付ける。

動画で見る！設定ステップ解説

ご提供いただいた動画（デモ）では、以下の流れでアクションの設定と実行が行われています。

ステップ1：アクションの追加 (0:04 - 0:09)ワークフローエディタの「+」アイコンをクリックします。左側のサイドバーが開き、インストールされているカスタムアクションの一覧が表示されます。動画では「Custom Workflow Business V2」というアプリが選択されています。

ステップ2：「Contact Search Action」の選択 (0:10 - 0:12)アプリが提供するアクションの中から、「Contact Search Action」をクリックしてワークフローに追加します。

ステップ3：検索条件の設定 (0:13 - 0:43)アクションの設定パネル（左側）で、「どのようなコンタクトを探すか」を定義します。

• 1つ目の条件:Condition - Property Name で、検索キーとなるプロパティを選択します（動画では First Name を選択）。Condition - Value に、検索したい値を入力します（動画では静的な値「Brian」を入力）。Condition - Search Operator で、演算子を選択します（動画では Equal to を選択）。
• 2つ目の条件（オプション）:このアクションでは、2つ目の検索条件も追加できます（動画では Domain プロパティが設定可能であることが示されています）。Operator between Conditions で、2つの条件を「AND（両方が一致）」または「OR（どちらかが一致）」で組み合わせるかを選択できます。
• 除外設定:Contact ID の欄に特定のID（例えばワークフロー実行中のコンタクト自身のIDトークン）を入力することで、検索結果から特定コンタクトを除外することも可能です。

ステップ4：設定の保存 (0:44 - 0:46)左上の「Save」ボタンをクリックし、アクションの設定を完了します。ワークフローのビジュアルエディタ上に、設定した検索条件（Search contacts where First Name Equal to Brian）が反映されます。

ステップ5：ワークフローの実行と履歴の確認 (0:47 - 0:56)ワークフローをオンにして実行します（動画では手動トリガー）。実行後、ワークフローの「履歴(History)」タブで実行ログを確認します。「Contact Search Action」が成功（Action succeeded）していることがわかります。ログの詳細（右パネル）を見ると、「OUTPUTS (出力)」として search_results という項目に、見つかったコンタクトのRecord ID（動画では「501」）が正しく出力されています。

ステップ6：検索結果の確認 (0:57 - 1:00)（デモの補足として）実際にHubSpotのコンタクトリストを見ると、ID「501」を持つコンタクト（Brian Halligan）が存在することが確認でき、検索が正しく機能したことがわかります。

【重要】取得したRecord IDの活用方法（関連付け）

このアクションは、あくまで「Record IDを検索して見つける」までです。このIDを使って関連付けを行うには、以下のステップが別途必要です。

1. If/then分岐の追加「Contact Search Action」の直後に、標準の「If/then分岐」アクションを設置します。
2. 分岐条件の設定分岐の条件として、「Contact Search Action」の出力（search_results）が「わかっている (is known)」を設定します。これで、コンタクトが見つかった場合（はい）と、見つからなかった場合（いいえ）で処理を分けられます。
3. 関連付けアクションの追加「はい（見つかった場合）」のブランチに、このサードパーティアプリが提供する（であろう）**「（IDを指定して）コンタクトを関連付ける」**といった名称の別のアクションを設置します。
4. 関連付けの実行そのアクション設定で、以下を指定します。
   • 元のID (From ID): ワークフロー実行中のコンタクトの [Contact Record ID] トークン
   • 先のID (To ID): ステップ5で取得した [search_results] のトークン

これにより、「Aさん（トリガー）がワークフローに入る → Bさん（条件一致）を検索 → BさんのIDが見つかる → AさんとBさんを自動で関連付ける」という一連の処理が完成します。

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