HubSpotワークフローでマーケティングコンタクト総数をカウントする方法 (Custome Workflow Business 活用)

目的

このワークフローアクションの主な目的は、HubSpotアカウント全体に存在する「マーケティングコンタクト」として設定されているコンタクトの総数を自動でカウントし、数値として取得することです。

取得した数値（カウント結果）はワークフローの「出力値」として返されるため、その後のアクションでプロパティに保存したり、分岐の条件として使用したりできます。

利用用途

この機能は、HubSpotのマーケティングコンタクト枠（契約上限）の管理やコスト監視に非常に役立ちます。

• マーケティングコンタクト枠の監視: アカウント内のマーケティングコンタクト総数を定期的に取得し、契約上限に近づいた場合にアラート（社内通知）を送信する。
• コスト管理レポート: カウントした数値をカスタムプロパティに保存し、HubSpotダッシュボードで可視化して、ライセンス費用を常に把握する。
• クレンジングプロセスのトリガー: マーケティングコンタクト数が特定のしきい値を超えた場合、担当者に見直し（非マーケティングコンタクト化）を促すタスクを自動で作成する。

動画で見る設定と実行ステップ

動画では、現在4件存在するマーケティングコンタクトの総数を、ワークフローで正しく「4」として取得するまでの流れが紹介されています。

ステップ1: 実行前のデータ確認

• HubSpotのコンタクト一覧画面を開きます。
• 「Marketing contact status is Marketing contact」（マーケティングコンタクトステータスがマーケティングコンタクトである）という条件でフィルタリングします。
• 動画では、この条件に一致するコンタクトが4件（test, test test, Brian Halligan, Maria Johnson）表示されていることを確認します。

ステップ2: ワークフローとトリガーの確認

• ワークフローの編集画面に移動します。
• トリガー（登録条件）は、デモのため「イベント日」というプロパティの値が変更されたら起動するように設定されています。

ステップ3: カスタムアクションの追加

• ワークフローの「＋」アイコンをクリックして、新しいアクションを追加します。
• アクション選択パネルの「Integrated apps」（連携済みアプリ）セクションから、「Custome Workflow Business v2」を選択します。
• 表示されるカスタムアクションのリストから、「Marketing Contact Count Action」（マーケティングコンタクトカウントアクション）を選びます。

ステップ4: アクションの設定

• 「Marketing Contact Count Action」の設定画面が開きます。
• このアクションはアカウント全体の総数をカウントするため、特別な設定項目（入力フィールド）はありません。
• 説明文（アカウント内のマーケティングコンタクト数を返す）を確認し、「Save」（保存）をクリックします。

ステップ5: ワークフローの有効化と実行確認

• 「1. Marketing Contact Count Action」がワークフローに追加されます。
• ワークフローを有効化（Workflow is On）し、トリガー条件を満たす操作を行います。
• 「Enrollment history」（登録履歴）タブに移動し、実行されたコンタクト（Brian Halligan）の実行履歴をクリックします。

ステップ6: 実行結果の確認

• 画面右側に実行詳細（Event details）が表示されます。
• アクションが「Successful」（成功）として実行されています。
• 「Action outputs」（アクションの出力）セクションを確認すると、LABEL（ラベル）が count_num、VALUE（値）が 4 となっています。
• この「4」という結果は、ステップ1で確認した現在のマーケティングコンタクト総数と一致しています。

このように、「Marketing Contact Count Action」を使用することで、現在のマーケティングコンタクト数をワークフロー内で簡単に取得し、その後の自動化プロセスに活用できます。

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