HubSpotカスタムワークフロー活用：特定の条件で「チケット」を検索し、コンタクトに自動関連付けする方法

Q: 動画では検索値に固定のテキストが入力されていますが、「コンタクトがフォームで入力した注文番号」をキーに検索するといった動的な検索はできますか？

はい、可能です。それが「主なユースケース」で説明されている、このアクションの最も一般的な使い方です。 ステップ3の検索条件（Condition - Value）に固定の値（popo hire）を入力する代わりに、**ワークフローを実行中のコンタクトのプロパティトークン（例：[フォームで送信された注文番号]）**を設定することで、「Aさんが指定した注文番号のチケットを探す」といった動的な検索が実現できます。

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Detail

アクションの目的

このアクションの主な目的は、コンタクトワークフローの実行中に、特定の条件（例：チケット名、注文番号）に一致する「チケット（Ticket）」を検索し、その「Record ID（チケットID）」を取得することです。

そして、その取得したチケットIDを使い、別途提供されている**「関連付けアクション」**を後続のステップで実行することで、ワークフローを実行中のコンタクトを、その見つかったチケットに自動で関連付けることを目的としています。

主なユースケース

このアクションは、顧客の問い合わせとサポート案件を自動で紐付け、サービス業務を効率化するのに役立ちます。

既存チケットへの問い合わせ集約コンタクト（Aさん）が「サポートフォーム」から「注文番号12345」に関する追加の問い合わせを送信。ワークフローが、カスタムプロパティ「注文番号」が「12345」である既存のチケットを検索し、Aさんをそのチケットに自動で関連付ける。
マスターチケットへの紐付け「製品Aの不具合」に関する問い合わせがコンタクトから入ってきた場合、「製品A 不具合マスターチケット」という特定の名前のチケットを検索し、報告者としてそのコンタクトを関連付ける。
チケット名の動的検索コンタクト（Aさん）がフォームで入力した「件名」をキーに、同じ「チケット名」を持つチケットを検索し、関連付ける（動画のデモ内容に近いユースケース）。

設定ステップ解説

ステップ1：アクションの追加 (0:04 - 0:09)ワークフローエディタの「+」アイコンをクリックします。左側のサイドバーが開き、インストールされているカスタムアクションの一覧が表示されます。動画では「Custom Workflow Business V2」が選択されています。

ステップ2：「Ticket Search Action」の選択 (0:10 - 0:12)アプリが提供するアクションの中から、「Ticket Search Action（チケット検索アクション）」をクリックしてワークフローに追加します。

ステップ3：検索条件の設定 (0:13 - 0:39)アクションの設定パネル（左側）で、「どのようなチケットを探すか」を定義します。

1つ目の条件:Condition - Property Name で、検索キーとなるプロパティ（動画では Ticket name）を選択します。Condition - Value に、検索したい値を入力します（動画では静的な値「popo hire」を入力）。Condition - Search Operator で、演算子（動画では Equal to）を選択します。（※実践では、Condition - Value には静的な値ではなく、ワークフロー実行中のコンタクトのプロパティトークンを設定することが多いです）
2つ目の条件（オプション）:このアクションでは、2つ目の検索条件（動画では Ticket description に「44」）も追加でき、Operator between Conditions で「AND」または「OR」のロジックを設定できます。
除外設定:Ticket ID の欄に特定のIDを入力することで、検索結果から特定のチケットを除外することも可能です。

ステップ4：設定の保存 (0:40 - 0:42)左上の「Save」ボタンをクリックし、アクションの設定を完了します。

ステップ5：ワークフローの実行と履歴の確認 (0:43 - 0:52)ワークフローをオンにして実行します。実行後、「履歴(History)」タブで実行ログを確認すると、「Ticket Search Action」が成功（Action succeeded）しています。ログの詳細（右パネル）には、「OUTPUTS (出力)」として search_results に、見つかったチケットのRecord ID（動画では「2614080912」）が正しく出力されています。

ステップ6：検索結果の確認 (0:53 - 0:56)（デモの補足として）実際にHubSpotの「チケット」リストを見ると、ID「2614080912」が、まさしく「popo hire」という名前のチケットであることが確認できます。

【重要】取得したチケットIDでコンタクトを関連付ける方法

このアクションは「チケットIDを見つける」までです。ご教示いただいた通り、このコンタクトをチケットに関連付けるには、**このサードパーティアプリが提供する、別の「関連付けアクション」**を組み合わせる必要があります。

If/then分岐の追加「Ticket Search Action」の直後に、標準の「If/then分岐」アクションを設置します。
分岐条件の設定分岐の条件として、「Ticket Search Action」の出力（search_results）が「わかっている (is known)」を設定します。
「関連付け」アクションの追加「はい（見つかった場合）」のブランチに、このサードパーティアプリが提供する**「（IDを指定して）オブジェクトを関連付ける (Associate Object by ID)」**（または同様の名称の）アクションを追加します。
関連付けの実行そのアクション設定で、以下を指定します。
- 元のID (From ID): ワークフロー実行中のコンタクトの [Contact Record ID] トークン
- 先のID (To ID): ステップ5で取得した [search_results] のトークン（チケットID）

これにより、「コンタクト（Aさん）がワークフローに入る → 特定の条件でチケット（案件X）を検索 → チケットIDが見つかる → Aさんを案件Xに自動で関連付ける」という一連の処理が完成します。

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Source Code

HTML

CSS

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FAQ

この「Ticket Search Action」は、HubSpotの標準機能ですか？

いいえ、標準機能ではありません。これは「Custom Workflow Business V2」というサードパーティ製（外部開発）アプリをインストールすることで利用可能になるカスタムアクションです。標準のワークフロー分岐は、主にワークフローを実行中のコンタクト自身（Aさん）のプロパティ（例：「Aさんの業種は？」）を条件にします。対して、このアクションはデータベース内の別のチケット（例：「Aさんがフォーム入力した注文番号を持つチケット」）を検索できる点が大きな違いです。

このアクションを実行するだけで、検索して見つかったチケット（案件X）と、ワークフローを実行中のコンタクト（Aさん）を自動で関連付けることができますか？

いいえ、できません。この記事の「【重要】取得したチケットIDでコンタクトを関連付ける方法」セクションで強調されている通り、このアクションの役割は、条件に合うチケットの「Record ID」を検索して見つけることだけです。見つけたチケットとコンタクトを実際に関連付けるには、このアクションの後に、チケットが見つかったかを判定する「If/then分岐」（同じアプリが提供するであろう）別の「関連付けアクション（Associate Object by ID）」を別途追加し、そこでAさんのIDと、このアクションで取得したチケットID（search_results）を指定する必要があります。

動画では検索値に固定のテキストが入力されていますが、「コンタクトがフォームで入力した注文番号」をキーに検索するといった動的な検索はできますか？

はい、可能です。それが「主なユースケース」で説明されている、このアクションの最も一般的な使い方です。ステップ3の検索条件（Condition - Value）に固定の値（popo hire）を入力する代わりに、**ワークフローを実行中のコンタクトのプロパティトークン（例：[フォームで送信された注文番号]）**を設定することで、「Aさんが指定した注文番号のチケットを探す」といった動的な検索が実現できます。