HubSpotカスタムワークフロー活用：特定の条件で「会社」を検索し、コンタクトに自動関連付けする方法

アクションの目的

このアクションの主な目的は、ワークフローを実行中のコンタクトの情報（例：メールドメイン）に基づき、HubSpotデータベース内に存在する条件に一致する「会社（Company）」を検索し、その「Record ID（会社ID）」を取得することです。

そして、その取得した会社IDを利用して、最終的にワークフローを実行中のコンタクトを、その見つかった会社に自動で関連付けることを目的としています。

主なユースケース

このアクションは、コンタクトと会社の関係性を自動で構築・整理するために不可欠です。

• メールドメインに基づく自動関連付けコンタクト（Aさん）が sato@example.com というメールで登録された際、Aさんの「メールドメイン」プロパティ（example.com）をキーに検索。example.com を「会社ドメイン名」に持つ会社（B社）を見つけ、AさんをB社に自動で関連付ける。（※まさに動画のデモ内容に近いユースケースです）
• 会社名に基づく名寄せコンタクト（Aさん）がフォームで「会社名」を（例：「株式会社C」）と入力した際、完全に一致する会社オブジェクトを検索し、関連付ける。
• 取引先とコンタクトの紐付け特定のカスタムプロパティ（例：「取引先コード」）をキーにして会社を検索し、ワークフローに入ってきたコンタクトをその会社に紐付ける。

設定ステップ解説

ステップ1：アクションの追加 (0:04 - 0:09)ワークフローエディタの「+」アイコンをクリックします。左側のサイドバーが開き、インストールされているカスタムアクションの一覧が表示されます。動画では「Custom Workflow Business V2」が選択されています。

ステップ2：「Company Search Action」の選択 (0:10 - 0:12)アプリが提供するアクションの中から、「Company Search Action（会社検索アクション）」をクリックしてワークフローに追加します。

ステップ3：検索条件の設定 (0:13 - 0:39)アクションの設定パネル（左側）で、「どのような会社を探すか」を定義します。

• 1つ目の条件:Condition - Property Name で、検索キーとなるプロパティ（動画では Company Domain Name）を選択します。Condition - Value に、検索したい値を入力します（動画では静的な値「sweetsvillage.com」を入力）。Condition - Search Operator で、演算子（動画では Equal to）を選択します。（※実践では、Condition - Value には静的な値ではなく、ワークフロー実行中のコンタクトの「メールドメイン」プロパティトークンを設定することが多いです）
• 2つ目の条件（オプション）:このアクションでは、2つ目の検索条件も追加できます（動画では Company name が設定可能）。Operator between Conditions で、2つの条件を「AND（両方が一致）」または「OR（どちらかが一致）」で組み合わせるかを選択できます。

ステップ4：設定の保存 (0:40 - 0:42)左上の「Save」ボタンをクリックし、アクションの設定を完了します。ワークフローのビジュアルエディタ上に、設定した検索条件が反映されます。

ステップ5：ワークフローの実行と履歴の確認 (0:43 - 0:52)ワークフローをオンにして実行します（動画では手動トリガー）。実行後、ワークフローの「履歴(History)」タブで実行ログを確認します。「Company Search Action」が成功（Action succeeded）していることがわかります。ログの詳細（右パネル）を見ると、「OUTPUTS (出力)」として search_results という項目に、見つかった会社のRecord ID（動画では「19578297576」）が正しく出力されています。

ステップ6：検索結果の確認 (0:53 - 0:56)（デモの補足として）実際にHubSpotの会社リストを見ると、ID「19578297576」が sweetsvillage.com をドメインとして持つ会社（test）であることが確認できます。

【重要】取得した会社IDでコンタクトを関連付ける方法

このアクションは「会社IDを見つける」までです。このIDを使ってコンタクトを関連付けるには、HubSpotの標準アクションを組み合わせます。

1. If/then分岐の追加「Company Search Action」の直後に、標準の「If/then分岐」アクションを設置します。
2. 分岐条件の設定分岐の条件として、「Company Search Action」の出力（search_results）が「わかっている (is known)」を設定します。これで、会社が見つかった場合（はい）のみ、次のステップに進むよう制御できます。
3. 標準「プロパティ値を設定」アクションの追加「はい（見つかった場合）」のブランチに、HubSpot標準の「プロパティ値を設定 (Set property value)」アクションを追加します。
4. 関連付けの実行そのアクション設定で、以下を指定します。
   • 操作対象: 「ワークフローを実行中のコンタクト」
   • 更新するプロパティ: 「会社ID (Company ID)」
   • 設定する値 (ID): アクションのデータソース（「Company Search Action」）から、出力された [search_results] トークンを選択します。

これで、「コンタクトがワークフローに入る → 特定の条件で会社を検索 → 会社IDが見つかる → そのIDをコンタクトの『会社ID』プロパティに設定する」という処理が完成し、コンタクトが自動で会社に関連付けられます。

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