HubSpotカスタムワークフロー活用：Generative AIで関連ファイルを自動レコメンドする方法

Q: 検索するクエリ（例：「cake」）は固定のテキストしか使えませんか？ コンタクトがフォームで入力した内容に基づいて、動的に検索することはできますか？

はい、動的に検索できます。それが「主なユースケース」で説明されている、このアクションの最も一般的な使い方です。 ステップ3の「AI-powered Query」の入力欄には、固定のテキストだけでなく、**ワークフローを実行中のコンタクトのプロパティトークン（例：[興味のあるトピック]）**を設定することが可能です。

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Detail

アクションの目的

このアクションの主な目的は、コンタクトワークフローの実行中に、指定されたクエリ（検索語）をGenerative AIで解釈・拡張させ、その内容に最も関連性の高い「ファイル」をHubSpotファイルマネージャーから検索することです。

最終的な目的は、検索して見つかった**複数の推奨ファイル情報（ファイル名、ファイルID、公開URL）**を取得し、それを後続のアクション（Eメール送信、プロパティ更新、タスク作成など）で利用することです。

主なユースケース

このAI検索機能は、マーケティングや営業の自動化を大きく前進させます。

パーソナライズされた資料の自動送付コンタクトがフォームで「興味のあるトピック」に「ショートケーキ」と入力。ワークフローが「ショートケーキ」をクエリとしてこのアクションを実行し、「ショートケーキのレシピ.pdf」のURLを取得。そのURLをパーソナライズトークンとして埋め込んだフォローアップメールを自動送信する。
営業担当者への適切な資料の提示（セールスイネーブルメント）コンタクトの業界が「製造業」で、特定の製品ページを閲覧したらワークフローが起動。クエリ「製造業事例」でアクションを実行し、関連する事例資料（例：「A社導入事例.pdf」「B社コスト削減.pdf」）を複数件取得。営業担当に「[コンタクト名]様に以下の資料が関連しています」と、ファイルURL付きのタスクを自動作成する。
内部向け通知とナレッジ共有コンタクトが「解約」に関するフォームを送信。ワークフローがクエリ「解約手続きマニュアル」でアクションを実行し、最新の社内マニュアルPDFのURLを取得。カスタマーサポートチームのSlackチャネルに「[コンタクト名]様から解約依頼。関連マニュアルはこちら：[ファイルURL]」と自動通知する。

設定ステップ解説

ステップ1：アクションの追加 (0:04 - 0:09)ワークフローエディタの「+」アイコンをクリックします。左側のサイドバーが開き、インストールされているカスタムアクション（動画では「Custom Workflow Professional v2」）が選択されます。

ステップ2：「File Recommend Action」の選択 (0:10 - 0:12)アプリが提供するアクションの中から、「File Recommend Action（ファイルレコメンドアクション）」をクリックしてワークフローに追加します。

ステップ3：AIレコメンド条件の設定 (0:13 - 0:33)アクションの設定パネル（左側）で、AIによる検索条件を定義します。

AI-powered Query (AIクエリ):検索の核となるクエリ（単語や文章）を入力します（動画の既存アクションでは「cake」が設定されています）。ここには、コンタクトのプロパティトークン（例：[興味・関心]プロパティの値）を設定することも可能です。
Expansion Level (拡張レベル):AIによるクエリの拡張度合いを「Narrow（狭い）」か「Wide（広い）」で選択します。「Wide」にすると、AIがクエリに関連する言葉（例：「cake」なら「レシピ」「デザート」など）を生成し、検索範囲を広げます。
Max Results (最大抽出数):推奨するファイルの最大数を指定します（最大6件まで）。
Folder IDs / File Path (フォルダ指定):検索対象を特定のフォルダに絞りたい場合に、そのIDやパスを指定します。

ステップ4：設定の保存 (0:34 - 0:36)左上の「Save」ボタンをクリックし、アクションの設定を完了します。

ステップ5：ワークフローの実行と履歴の確認 (0:37 - 0:42)ワークフローをオンにして実行します。実行後、「履歴(History)」タブで実行ログを確認すると、「File Recommend Action」が成功（Action succeeded）しています。

ステップ6：出力（OUTPUTS）の確認 (0:43 - 0:49)ここが最も重要です。ログの詳細（右パネル）には、「OUTPUTS (出力)」として、AIがレコメンドしたファイル情報がリスト形式で表示されます。

general-categories: AIが生成・拡張した検索キーワード（例: cake, cake recipes, cake...）
recommended-File1: 1番目の推奨ファイル名（例: short cake）
recommended-FileId1: 1番目のファイルID
recommended-FileUrl1: 1番目のファイルの公開URL
recommended-File2: 2番目の推奨ファイル名（例: chocolate cake）
recommended-FileId2: 2番目のファイルID
recommended-FileUrl2: 2番目のファイルの公開URL
（最大抽出数（この場合は最大6件）まで続く...）

【重要】取得したファイル情報の活用方法

このアクションは、あくまで「ファイル情報を見つけてくる」までです。動画の後半（0:50以降）で示されているように、これらの出力（OUTPUTS）を後続のアクションで利用します。

活用例：取得したファイルURLをコンタクトのプロパティに保存する

後続のアクションを追加「File Recommend Action」の次に、標準の「プロパティ値を設定」アクション（動画ではEdit record）を追加します。
データソースの選択更新したいコンタクトプロパティ（例：「推奨資料URL 1」）を選択します。
出力トークンの指定値の入力欄で、「データソースを選択」アイコンをクリックし、「Action outputs（アクションの出力）」>「1. File Recommend Action」を選びます。
トークンの選択ステップ6で確認した出力リスト（Recommended File URL 1、Recommended File 2など）が表示されるので、保存したい情報（例：Recommended File URL 1）を選択します。

これで、AIが推奨したファイルのURLをコンタクトのプロパティに保存できました。このプロパティは、フォローアップメールのパーソナライズなどに自由に活用できます。

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FAQ

この「File Recommend Action」は、HubSpotの標準機能ですか？

いいえ、標準機能ではありません。これは「Custom Workflow Professional v2」というサードパーティ製（外部開発）アプリをインストールすることで利用可能になるカスタムアクションです。Generative AIが検索クエリ（検索語）を解釈し、関連語（例：「cake」から「レシピ」）まで拡張してファイルマネージャー内を検索できる点が、標準の検索機能との大きな違いです。

検索するクエリ（例：「cake」）は固定のテキストしか使えませんか？コンタクトがフォームで入力した内容に基づいて、動的に検索することはできますか？

はい、動的に検索できます。それが「主なユースケース」で説明されている、このアクションの最も一般的な使い方です。ステップ3の「AI-powered Query」の入力欄には、固定のテキストだけでなく、**ワークフローを実行中のコンタクトのプロパティトークン（例：[興味のあるトピック]）**を設定することが可能です。

このアクションを実行すると、AIが見つけたファイル（例：short cake.pdf）がコンタクトに自動でメール送信されますか？

いいえ、自動では送信されません。この記事の「【重要】取得したファイル情報の活用方法」で強調されている通り、このアクションの役割は、関連するファイルの情報（ファイル名、ID、公開URL）を検索して出力することだけです。取得したURL（recommended-FileUrl1など）をメールに記載して送信するには、このアクションの後に、HubSpot標準の「マーケティングEメールを送信」アクションなどを別途追加し、そのメール本文のパーソナライズトークンとしてこのアクションの出力値を利用する必要があります。