HubSpotワークフローで文字列を自動で置き換える方法（Custome Workflow Starter活用）

目的

このワークフローアクションの主な目的は、特定の文字列（プロパティの値など）の中から、指定したテキストを検索し、それを別のテキストに自動で置き換えることです。

例えば、「ノート」プロパティに "ABC-001" と入っている場合に、"001" を "002" に置き換えて "ABC-002" という結果を取得できます。置き換えた後の文字列はワークフローの「出力値」として返されるため、その後のアクションで別（または同じ）のプロパティに保存することが可能です。

利用用途

この機能は、データの整形や正規化、特定情報の更新を自動化する際に役立ちます。

• データ正規化: 「(株)」や「（カ）」と入力されている会社名の接尾辞を、すべて「株式会社」に統一する。
• 不要な文字の削除: フォームから入力された電話番号に含まれるハイフン「-」を検索し、空の文字列に置き換える（＝削除する）。
• 情報の更新: メモ欄や説明文に含まれる古い製品コードやキャンペーン名を、新しいものに一括で置き換える。
• 動的なテキスト生成: ベースとなるテンプレート文字列の一部を、別のプロパティの値で置き換えて、カスタムメッセージを作成する。

動画で見る設定と実行ステップ

動画では、ある文字列に含まれる "112" というテキストを "204" に置き換え、その結果を別のプロパティに保存するまでの流れが紹介されています。

ステップ1: ワークフローとトリガーの確認

• ワークフローの編集画面からスタートします。
• トリガー（登録条件）として、「イベント日」というプロパティの値が変更されたら起動するように設定されています。

ステップ2: カスタムアクションの追加

• ワークフローの「＋」アイコンをクリックして、新しいアクションを追加します。
• アクション選択パネルの「Integrated apps」（連携済みアプリ）セクションから、「Custome Workflow Starter」を選択します。

ステップ3: アクションの選択

• 表示されるカスタムアクションのリストから、「Text Replacement Action」（文字列置き換えアクション）を選びます。

ステップ4: 置き換えルールの設定

• 「Text Replacement Action」の設定画面が開きます。
• Base Text（元の文字列）: 置き換えの対象となる文字列（テキスト）を入力します。HubSpotのプロパティトークンを使用して、コンタクトや会社のプロパティ値を動的に設定することが可能です。
• Search Text（検索する文字列）: Base Text の中から見つけ出したい文字列を入力します。（例: "112"）
• Replacement Text（置き換える文字列）: Search Text の代わりに使用する新しい文字列を入力します。（例: "204"）
• 設定後、「Save」（保存）をクリックします。

ステップ5: 置き換えた結果（出力値）の利用

• 「Text Replacement Action」は、文字列を置き換えた結果を出力するだけです。その結果をプロパティに保存するには、後続のアクションが必要です。
• ワークフローで、先ほどのアクションの後に「＋」を押し、標準の「プロパティの値を設定（Set property value）」や「レコードを編集（Edit record）」アクションを追加します。
• 保存先のプロパティ（動画では "Message"）を選択します。
• 値を入力する欄で、プロパティトークンではなく「アクションの出力（Action outputs）」を選択します。
• 「1. Text Replacement Action」（ステップ番号は環境によります）を展開し、Replaced Text という出力トークンを選択します。
• これにより、「置き換え後の文字列」が指定したプロパティに設定されます。

ステップ6: 実行結果の確認

• ワークフローを有効化（Workflow is On）し、トリガーを実行します。
• 「Enrollment history」（登録履歴）タブで、実行されたコンタクト（test@gmail.com）の履歴詳細を開きます。
• 「1. Text Replacement Action」の「Action outputs」（アクションの出力）を見ると、VALUE（値）が test204 となっています。（元の値が "test112" で、"112" が "204" に置き換えられたことを示します）
• その後の「2. Edit record」アクションも成功しており、この test204 という値が正しくプロパティに保存されたことが確認できます。

‍