HubSpotワークフローで特定のレコードを自動で関連付ける方法（Custome Workflow Starter活用）

目的

このワークフローアクションの主な目的は、ワークフローのトリガー条件を満たしたレコード（例: コンタクト）を、IDで指定した別の特定のレコード（例: 特定の取引、会社、チケット）に自動で関連付けることです。

HubSpotの標準機能でも関連付けは可能ですが、このアクションはレコードIDを直接（またはプロパティトークン経由で）指定して、特定の単一レコードに紐づける自動化をシンプルに実現できる点に特徴があります。

利用用途

この機能は、特定のプロセスが開始されたタイミングで、関連するレコードを自動で接続したい場合に役立ちます。

• 特定の取引への自動紐付け: 「デモ申し込み」フォームが送信されたコンタクトを、全デモを一元管理している特定の「デモ管理用」取引レコードに自動で関連付ける。
• オンボーディングチケットの生成: コンタクトのライフサイクルステージが「顧客」に変更されたら、そのコンタクトを「オンボーディングタスク」の特定のチケットレコードに自動で関連付ける。
• 固定の親会社への紐付け: 特定の条件を満たした会社レコードを、あらかじめ決めておいた「親会社」レコードのIDを指定して自動で関連付ける。

動画で見る設定と実行ステップ

動画では、コンタクト（test）がトリガー条件を満たした際、特定のIDを持つ「取引（Deal）」レコードに自動で関連付けられるまでの流れが紹介されています。

ステップ1: 実行前のデータ確認

• ワークフローを実行する前のコンタクト（test）のレコード画面を確認します。
• この時点では、右側のサイドバーに「Deals」（取引）セクションが表示されていないか、関連付けられた取引がありません。

ステップ2: ワークフローとトリガーの確認

• ワークフローの編集画面に移動します。
• トリガー（登録条件）として、「イベント日」というプロパティの値が変更されたら起動するように設定されています。

ステップ3: カスタムアクションの追加

• ワークフローの「＋」アイコンをクリックして、新しいアクションを追加します。
• アクション選択パネルの「Integrated apps」（連携済みアプリ）セクションから、「Custome Workflow Starter」を選択します。
• 表示されるカスタムアクションのリストから、「Object Association Action」（オブジェクト関連付けアクション）を選びます。

ステップ4: 関連付けの設定

• 「Object Association Action」の設定画面が開きます。
• Object Type（オブジェクトタイプ）: 関連付けたい先のオブジェクトタイプを選択します。動画では Deal（取引）が選択されています（他にも Company や Ticket などが選択可能です）。
• Object ID（オブジェクトID）: 関連付けたいレコードの「レコードID」を指定します。動画では、特定の取引のIDである 17996498290 を直接入力しています。ここには、別のプロパティに保存されたIDをトークンで挿入することも可能です。
• 設定後、「Save」（保存）をクリックします。

ステップ5: ワークフローの有効化と実行確認

• 「1. Object Association Action」がワークフローに追加されます。
• ワークフローを有効化（Workflow is On）し、トリガー条件を満たす操作を行います。
• 「Enrollment history」（登録履歴）タブに移動し、「test@tomotomo+test2@sweetsvillage.com」というコンタクトの実行履歴をクリックします。
• アクションが「Successful」（成功）として実行され、status（ステータス）が success になっていることが確認できます。

ステップ6: 実行結果の確認

• ステップ1で確認したコンタクト（test）のレコード画面に戻り、ページをリロードします。
• 右側のサイドバーに「Deals (1)」というセクションが出現し、ステップ4でIDを指定した「test」という名前の取引が正しく関連付けられていることが確認できます。

‍