HubSpotワークフローでファイルマネージャーのフォルダを検索する方法 (Custome Workflow Business v2活用)

目的

このワークフローアクションの主な目的は、ワークフロー内で、HubSpotの「ファイル」ツール（ファイルマネージャー）に存在するフォルダを名前で検索し、そのフォルダの各種情報（フォルダID、親フォルダIDなど）を取得することです。

取得した情報はワークフローの「出力値」として返されるため、その後のアクションでプロパティに保存したり、別のAPI呼び出しのパラメータとして使用したりできます。

利用用途

この機能は、ファイルの管理や整理をワークフローで自動化する際に役立ちます。

• ファイルの自動整理: API経由でファイルをHubSpotにアップロードする際、保存先となる特定のフォルダIDを動的に検索して指定する。
• フォルダ情報のレコードへの紐付け: 顧客ごと、案件ごとに作成されたフォルダ（例：「顧客名_案件資料」）を検索し、そのフォルダIDを対応するコンタクトや取引のカスタムプロパティに保存する。
• フォルダの存在確認: 特定のプロジェクト用フォルダが存在するかどうかを確認し、存在しない場合は担当者にタスクを作成してフォルダ作成を依頼する。

動画で見る設定と実行ステップ

動画では、ファイルマネージャー内に存在する test1 という名前のフォルダを検索し、そのIDなどを取得するまでの流れが紹介されています。

ステップ1: 実行前のデータ確認

• HubSpotの「ファイルとテンプレート」 > 「ファイル」画面を開きます。
• ファイルマネージャー内に、検索対象となる test1 という名前のフォルダが存在することを確認します。

ステップ2: ワークフローとトリガーの確認

• ワークフローの編集画面に移動します。
• トリガー（登録条件）は、デモのため「イベント日」というプロパティの値が変更されたら起動するように設定されています。

ステップ3: カスタムアクションの追加

• ワークフローの「＋」アイコンをクリックして、新しいアクションを追加します。
• アクション選択パネルの「Integrated apps」（連携済みアプリ）セクションから、「Custome Workflow Business v2」を選択します。

ステップ4: アクションの選択

• 表示されるカスタムアクションのリストから、「Folder Search Action」（フォルダ検索アクション）を選びます。

ステップ5: 検索するフォルダ名の指定

• 「Folder Search Action」の設定画面が開きます。
• Folder name query（フォルダ名クエリ）: 検索したいフォルダの名前を入力します。ここには固定のテキスト（動画では test1）を入力するほか、プロパティトークンを使用して動的にフォルダ名を指定することも可能です。
• 設定後、「Save」（保存）をクリックします。

ステップ6: ワークフローの有効化と実行確認

• 「1. Folder Search Action」がワークフローに追加されます。
• ワークフローを有効化（Workflow is On）し、トリガー条件を満たす操作を行います。
• 「Enrollment history」（登録履歴）タブに移動し、実行されたコンタクト（Brian Halligan）の実行履歴をクリックします。

ステップ7: 実行結果の確認

• 画面右側に実行詳細（Event details）が表示されます。
• アクションが「Successful」（成功）として実行されています。
• 「Action outputs」（アクションの出力）セクションを確認すると、folderId（フォルダID）、folderName（フォルダ名）、parentFolderId（親フォルダのID）などの情報が値として取得できています。
• これらの出力値は、後続の「プロパティの値を設定」アクションなどで、レコードのプロパティに保存するために利用できます。

‍