HubSpotワークフローでファイルマネージャーのファイルを検索する方法 (Custome Workflow Business v2活用)

目的

このワークフローアクションの主な目的は、ワークフロー内で、HubSpotの「ファイル」ツール（ファイルマネージャー）に存在する特定のファイルを検索し、そのファイル情報（ファイルID、ファイルURL、ファイル名など）を取得することです。

検索は、ファイル名や説明文に含まれるキーワード（クエリ）を基に行うことができます。

利用用途

この機能は、ワークフロー内で特定のファイル情報を動的に取得し、その後のアクションで利用したい場合に役立ちます。

• パーソナライズされた資料の送付: コンタクトの興味・関心に一致するキーワードで資料（PDFなど）を検索し、取得した fileUrl を自動送信メールに挿入する。
• 契約書や請求書の紐付け: 「（顧客名）_契約書」といった命名規則で保存されたファイルを検索し、取得した fileId や fileUrl をコンタクトや取引のカスタムプロパティに保存・記録する。
• ファイル情報のプロパティへのコピー: 特定のファイルを検索し、そのファイル名をコンタクトの「最終送付資料名」プロパティに自動で更新する。

動画で見る設定と実行ステップ

動画では、ファイルマネージャー内に存在する test1 という名前のファイルを検索し、その詳細情報（IDやURL）を取得するまでの流れが紹介されています。

ステップ1: 実行前のデータ確認

• HubSpotの「ファイルとテンプレート」 > 「ファイル」画面を開きます。
• 検索対象となるファイル test1 が存在することを確認します。
• ファイルの詳細を開き、test description という説明文（Description）が入力されていることを確認します。このアクションは、ファイル名だけでなく説明文も検索対象とすることができます。

ステップ2: ワークフローとトリガーの確認

• ワークフローの編集画面に移動します。
• トリガー（登録条件）は、デモのため「イベント日」というプロパティの値が変更されたら起動するように設定されています。

ステップ3: カスタムアクションの追加

• ワークフローの「＋」アイコンをクリックして、新しいアクションを追加します。
• アクション選択パネルの「Integrated apps」（連携済みアプリ）セクションから、「Custome Workflow Business v2」を選択します。

ステップ4: アクションの選択

• 表示されるカスタムアクションのリストから、「File Search Action」（ファイル検索アクション）を選びます。

ステップ5: 検索条件の指定

• 「File Search Action」の設定画面が開きます。
• File name/description query（ファイル名/説明クエリ）: 検索したいキーワードを入力します。動画では test1 が指定されています。ここには固定値のほか、プロパティトークンも使用できます。
• File type（ファイルタイプ）:（オプション）検索対象を特定のファイルタイプ（例: PDF, PNG）に絞り込む場合に選択します。
• Folder（フォルダ）:（オプション）検索対象を特定のフォルダ内に絞り込む場合に選択します。

ステップ6: ワークフローの有効化と実行確認

• 「1. File Search Action」がワークフローに追加されます。
• ワークフローを有効化（Workflow is On）し、トリガー条件を満たす操作を行います。
• 「Enrollment history」（登録履歴）タブに移動し、実行されたコンタクト（Brian Halligan）の実行履歴をクリックします。

ステップ7: 実行結果の確認

• 画面右側に実行詳細（Event details）が表示されます。
• アクションが「Successful」（成功）として実行されています。
• 「Action outputs」（アクションの出力）セクションを確認すると、fileName（ファイル名）、fileId（ファイルID）、fileUrl（ファイルURL）が値として正しく取得できています。
• これらの出力値は、後続の「プロパティの値を設定」アクションでコンタクトのプロパティに保存したり、マーケティングメールのパーソナライズに利用したりできます。

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